Dynamische Vorgänge statt starrer Dokumente

Bei gängigen Dokumenten-Management-Systemen (DMS) dreht sich alles um das einzelne Dokument, wie z. B. eine Abrechnung. Das Dokument wird in das System geladen und in verschiedenen Arbeitsschritten bearbeitet, wobei das Dokument beschreibt, in welchem Zustand sich der Arbeitsschritt befindet. Das einzelne Dokument ist damit gegenüber dem Workflow dominant: Wird das Dokument archiviert, wird auch der Vorgang archiviert.

Diese dokumentenzentrierte Arbeitsweise finden wir bei REWOO Technologies überholt. Was ist wenn ein Vorgang aus mehreren Dokumenten besteht? Muss überhaupt ein Vorgang ein Dokument haben? Ist ein Dokument an einen Vorgang gebunden oder können auch mehrere Vorgänge dasselbe Dokument teilen?

Mit REWOO Scope steht der spezielle Arbeitsschritt im Mittelpunkt. Dokumente sind optional und können zu dem Arbeitsschritt hinzugefügt werden. Dabei kann ein einzelnes Dokument mit mehreren Arbeitsschritten verknüpft werden. Wird ein Dokument in einem Arbeitsschritt bearbeitet, sind die Änderungen automatisch an allen anderen verknüpften Stellen sichtbar. Ein Durcheinander der verschiedenen Dokumentenversionen wird dadurch vermieden. Jeder hat Zugriff auf die aktuelle Version.

Die Formelsprache von REWOO Scope bietet ebenfalls Funktionen für Dokumente an. Damit kann der Workflow auf Dokumente reagieren oder sie kontrollieren. Z.B. können Dokumente dem nächsten Arbeitsschritt erst dann zur Verfügung gestellt werden, wenn der aktuelle Arbeitsschritt abgeschlossen ist. Auch Approvalprozesse lassen sich mit REWOO Scope leicht abbilden.