In Unternehmen sind Auftragszahlen, Rechnungsbeträge und andere wichtige Kennzahlen in verschiedenen Abteilungen verteilt. Diese Unternehmensdaten zentral zu verwalten, zu verrechnen und im Überblick zu behalten, ist eine große Herausforderung.
Als moderne Low-Code-Plattform löst REWOO Scope diese Aufgabe mit einer universellen Formelsprache. Damit können alle wichtigen Unternehmensdaten verarbeitet, untereinander verknüpft und in Beziehung gestellt werden. Die Besonderheit unserer Formelsprache ist, dass sie nicht nur auf das einzelne Formular oder Datenblatt beschränkt ist, sondern sich auf mehrere Formulare anwenden lässt, die sich auch in verschiedenen Abteilungen befinden können. Damit ist es möglich, Kennzahlen unternehmensweit zu verarbeiten und zu verknüpfen.
Ein weiterer Vorteil der Formelsprache ist auch, dass man keine Programmierkenntnisse benötigt. Die Formelsprache ist intuitiv aufgebaut und kann einfach erlernt werden. Die Ähnlichkeit zur Formelsprache aus Microsoft Excel hilft dabei zusätzlich, einen schnellen Einstieg zu finden. So können eigenständig Daten mithilfe der Formelsprache verarbeitet und Änderungen selbst vorgenommen werden.
Mit der Formelsprache können unter anderem Summen, Höchst- und Tiefstwerte oder die Anzahl aller offenen Rechnung berechnet werden. Selbst sehr komplexe Berechnungen lassen sich dadurch automatisieren. Rechenfehler oder falsche Übertragungen durch die Mitarbeiter gehören der Vergangenheit an. Die Formelsprache unterstützt auch Überprüfungen und Aktionen, so dass man bei kritischen Situationen sofort per E-Mail benachrichtigt werden kann. Controlling war noch nie so einfach.
Da die Formelsprache auch datenblattübergreifend anwendbar ist, können Übersichten aller Vorgänge oder Rechnungen automatisch bereitgestellt werden. Zeitaufwändige Reports werden überflüssig, da alle zusammenfassenden Zahlen in Echtzeit dargestellt werden.
Durch die vielseitigen Formelelemente und Funktionen der Formelsprache können Key Performance Indicators (KPI) erstellt werden, um einen schnellen Überblick über wichtige Zahlen zu bekommen. Zum Beispiel kann ein KPI-Feld den aktuellen Stand der offenen Rechnungen für den laufenden Monat angeben. Durch die Formelsprache kann man eine Ampel als KPI-Anzeige so anlegen, dass die Ampel auf rot steht, sobald die Summe
der offenen Beträge mehr als 50% der aktuellen Einnahmen beträgt. Ein Mitarbeiter sieht damit schnell auf einem Blick, welchen Stand die offenen Rechnungen haben.
Eine andere Möglichkeit von REWOO Scope ist der Indikator von Wertetrends. Dieser zeigt den aktuellen Steig- oder Sinktrend eines bestimmten Werts innerhalb der letzten Zeit an. Dadurch ist es zum Beispiel möglich die Entwicklungen der offenen Rechnungen im Überblick zu behalten, also ob in den letzten 30 Tagen die Anzahl der offenen Rechnungen zugenommen hat oder nicht.
Um ein Unternehmen gut zu führen und zu leiten, sollte man den Überblick über das aktuelle Geschehen haben. Diese Funktionalität bietet REWOO Scope, wie es in den vorherigen Abschnitten beschrieben wurde. Was ist aber, wenn etwas aus dem Runder läuft? Wäre es nicht gut, eine automatische Warnmeldung zu bekommen? Wäre es nicht gut, wenn man die Regeln für kritische Werte leicht ändern und an die aktuellen Ereignisse adaptieren kann?
Unsere Formelsprache unterstützt daher proaktives Handeln durch das automatische Versenden E-Mails und internen Nachrichten. Kritische Schwellwerte können einfach definiert werden und die manuelle Überprüfung an REWOO Scope abgegeben werden. Sollte es zu einem kritischen Zustand kommen, wird man automatisch informiert. Beispielsweise kann eine Nachricht versendet werden, wenn die Summe der offenen Rechnungen 4.000 € übersteigt.
Da sich die Werte und Informationen verschachteln und sich durch die ganzen Unternehmensdaten ziehen können, kann sich eine einzige Änderung auf die gesamten Unternehmensdaten automatisch und sofort verteilen. Z.B. kann eine Adressaktualisierung an nur einer Stelle geändert werden und wird dank der Formelsprache überall aktualisiert. Diese zentrale Integrität der Daten (Single Source of Truth) ermöglicht eine einfache, zuverlässige und schnelle Aktualisierung von Informationen.
Anhand der obigen Beispiele haben wir gezeigt, dass die eingebaute Formelsprache flexibel, einfach und dennoch mächtig für die Informationsverarbeitung in Unternehmen ist.
Das Verrechnen und Zusammenführen von Werten und Daten, Übersichtsinformationen und proaktive Aktionen können problemlos mit REWOO Scope eingeführt werden. Wichtige Daten können zentral abgelegt und mit der Formelsprache unkompliziert aktualisiert werden. Personen, die Erfahrung mit Excel-Formeln haben, finden sich schnell in der Formelsprache von REWOO Scope zurecht und benötigen keine Programmierkenntnisse. Berechtigte Mitarbeiter haben selbst die Möglichkeit, Formeln zu ändern und kritische Werte anzupassen. Im nächsten Abschnitt geben wir einen kurzen Einblick in ein Beispiel.
Wir möchten die Formelsprache etwas genauer vorstellen. Der folgende Abschnitt ist also an Personen gerichtet, die Formulare und Arbeitsschritte designen und Informationen verrechnen und zusammenführen möchten, um die tägliche Arbeit zu vereinfachen. Wir gehen auf die grundlegende Funktionsweise der Formelsprache, deren Möglichkeiten und deren Mächtigkeit ein. Anhand eines Praxisbeispiels von offenen Rechnungsbeträgen stellen wir einige Elemente der Formelsprache vor.
Ein Restbetrag bei einer Teilzahlung einer Rechnung kann zum Beispiel mit einer Formel automatisch ausgefüllt werden: Das Rechnungsformular unseres Beispiels hat ein Eingabefeld gesamtBetrag, eine Eingabefeld gezahlt, ein Feld restBetrag und ein Kontrollkästchen istBezahlt. Der Restbetrag im Feld restBetrag kann durch die Formel =@gesamtBetrag - @gezahlt von REWOO Scope automatisch berechnet werden. Ein Häkchen soll im Kontrollkästchen istBezahlt automatisch gesetzt werden, sobald es keinen Restbetrag mehr gibt. Dies wird durch die Formel ?@restBetrag = 0 ausgedrückt. Der Klammeraffe (@) leitet eine Feldreferenz ein. @gesamtBetrag referenziert somit den Wert des Eingabefeldes gesamtBetrag.
Wird nun der Wert 100,00 € in dem Eingabefeld gesamtBetrag und der Wert 82,45 € im Eingabefeld gezahlt eingetragen, wird das Feld restBetrag mit dem Betrag 17,55 € automatisch ausgefüllt. Das Kontrollkästchen hat kein Häckchen, da es noch einen Restbetrag gibt. Wird im Eingabefeld gezahlt der Wert 100,00 € eingetragen, ist der Restbetrag 0 und ein Häkchen erscheint im Kontrollkästchen istBezahlt.
Möchte man nun den Gesamtbetrag aller offenen Rechnungen wissen, kann man in einem übergeordneten Formular alle offenen Beträge durch die Formel =SUM(CHILDREN) automatisch berechnen lassen. Wird in einem Rechnungsformular eine neue Zahlung eingetragen, wird automatisch die Gesamtsumme ebenso in dem Übersichtsformular in Echtzeit aktualisiert.
Ein erweitertes Beispiel ist die bedingte Summe mit der Formel SUMIF. Diese ist wichtig, wenn die Rechnung trotz offenem Betrag manuell über das Kontrollkästchen istBezahlt als bezahlt markiert wurde. Durch die Formel =SUMIF(CHILDREN|@istBezahlt=false) erscheint die manuell abgeschlossene Rechnung nicht in der Summe der offener Beträge, da nur Rechnungen aufsummiert werden, die kein Häkchen haben (@istBezahlt=false). Weitere Funktionen der Formelsprache neben den üblichen Rechenoperatoren plus (+), minus (-), geteilt (/) usw. sind auch MAX, MIN, COUNT, RANGE, CONTAINS, AND, OR, NOT, YEAR, MONTH, DAY, CHILDREN oder LINKLIST.
REWOO Scope bietet mit mehr als 50 Funktionen fast unendlich viele Möglichkeiten der Informationsverarbeitung durch die Formelsprache. Werte können damit leicht automatisch verrechnet und verarbeitet werden. Komplexe Unternehmensdaten werden dank der Formelsprache konsolidiert und zusammengeführt, damit der Mitarbeiter einen besseren Überblick über den aktuellen Stand bekommt.
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