Mit ECM-Software Unternehmen effizient steuern

Was ist eine ECM-Software?

Die IT-Branche verwendet eine Unzahl an Abkürzungen wie CMS, DMS, ERP, CRM. Was ist nun ECM?

ECM bedeutet Enterprise-Content-Management, also ein Content-Management-System (CMS) für Unternehmen. Mit einem ECM kann man Daten und Informationen unternehmensweit verwalten, steuern und kontrollieren. Es geht also um die Verwaltung von sämtlichen Inhalten, die in einem Unternehmen anfallen. Ob E-Mails, Aufträge, Zeichnungen, Rechnungen, Formulare oder Bilder - all diese Informationen sollen durch eine ECM-Software dem Anwender zur Verfügung gestellt werden.

Das ECM ist eine Weiterführung von CMS und DMS (Dokumenten­management­system) mit erweitertem Fokus auf Interaktion und Informations­verarbeitung. Ein Enterprise-Information-Management (EIM) ist ein ECM mit stärkerer Ausprägung von sozialer Interaktion wie z. B. Chat. Siehe dazu die Grafik.

Für wen ist eine ECM-Software sinnvoll?

Eine ECM-Software ist für alle Unternehmensgrößen interessant, die ihre manuellen Abläufe optimieren und automatisieren wollen. Dabei hilft die Vielseitigkeit und die Flexibilität einer Enterprise-Software. Diese kann auf die individuellen Probleme und Aufgaben gezielt eingehen. Ob Auftrags­management, Projektcontrolling oder Mitarbeiter­verwaltung, eine ECM-Software kann all diese Bereiche abdecken.

Die Funktionalität eines Enterprise-Content-Management geht über die des klassischen CMS oder DMS hinaus. Ein typisches CMS verwaltet meistens Inhalte für und über eine Webseite.

In einem üblichen DMS geht es um die Administration von einzelnen Dokumenten. Die Funktionalität der ECM-Software deckt diese Aufgaben ebenso ab. Das ECM konzentriert sich dabei zusätzlich auf die Informationsverarbeitung und die Verknüpfung und Zusammenführung der verschiedenen Daten und Medien.

Dokumente müssen in einer ECM-Software erstellt bzw. digitalisiert werden, Daten sollen in Arbeitsabläufen verarbeitet werden und zu guter Letzt sollen die Informationen auch zur zukünftige Nutzung gespeichert und archiviert werden.

ECM-Software in bestehender IT

ECM-Software will nicht zwangsweise bereits bestehende IT-Systeme ablösen, die Inhalte verwalten (wie ERP, CRM, etc.), sondern integriert sich nahtlos in die IT-Landschaft und baut auf diese Spezialsystemen sogar auf: Das ECM verwendet bestehende Systeme als Vorsysteme, bündelt bestehende Informationen und führt diese übersichtlich innerhalb der ECM-Software zusammen. Dabei bekommen Mitarbeiter die Möglichkeit, die verteilten Informationen der bestehenden IT in der ECM-Software an einem zentralen Ort schnell aufzufinden. Das spart Zeit und steigert die Produktivität, da das Motto finden statt suchen durch das ECM gelebt werden kann. Zusammenhänge sind mithilfe eines ECM besser ersichtlich und themenübergreifende Fragen können fundierter beantwortet werden.

Die Enterprise-Content-Management-Software hilft somit Entscheidungen schneller zu fällen: Informationen sind durch ECM zentral und schnell zugreifbar. Da jeder auf die zusammengeführten Daten in der ECM-Software zugreifen kann, wird auch Transparenz erzeugt, die sich positiv auf die Mitarbeitermotivation auswirkt. Durch die integrierte Workflow-Funktionalität werden die Arbeitsabläufe optimiert, da ständige Programmwechsel und Informationsfluten vermieden werden können.

REWOO Scope - die vielseitige ECM-Software

Jedes Unternehmen ist mit seinen Prozessen und Strukturen einzigartig. Für Enterprise-Content-Management-Software wie REWOO Scope ist es deshalb entscheidend, dass sie speziell auf Ihre Unternehmenssituation zugeschnitten werden kann. Die ganzen individuellen Prozesse und Workflow-Abläufe werden auf das jeweilige Unternehmen angepasst und dem Wünschen entsprechend eingerichtet, damit der Nutzen für Mitarbeiter und Unternehmen voll zum Tragen kommt. Hier kann REWOO Scope durch seine hohe Flexibilität gegenüber anderen ECM-Software-Herstellern punkten.

Bei REWOO Scope können durch den eingebauten Formulardesigner, der mächtigen Formelsprache und das selbst­pflegende Rechtemanagement schnell alle notwendigen Abläufe erstellt werden. Jede Art von Unter­nehmens­daten wird so geordnet, verknüpft und bereitgestellt, so dass jeder Mitarbeiter seine relevanten und personalisierten Informationen auf einen Blick haben kann. Die eingebaute Volltext-Suche und die umfassende Dateienvorschau vereinfacht dabei die tägliche Arbeit, um die Datenflut in den Griff zu bekommen. Änderungen werden revisionssicher abgelegt und sind nachvollziehbar. Abgeschlossene Projekte werden zukunftssicher in einem Archiv gespeichert und bleiben weiterhin bequem zugreifbar.

Unsere ECM-Software ist branchenunabhängig und kann Lösungen u.a. für folgende Bereiche bieten:

• Dokumentenmanagement
• Multiprojektmanagement
• Programmmanagement
• Auftragsmanagement
• Freigabeprozesse
• Zuständigkeitsverwaltung
• Qualitätssicherung
• Leanmanagement
• Changemanagement
• Compliancemanagement
• Abteilungssteuerung
• Mitarbeiterverwaltung
• Urlaubsvertretung

REWOO Scope erhöht die Effizienz und Transparenz aller Beteiligten.

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ECM-Software in Aktion

Wir zeigen Ihnen, wie schnell und einfach Sie mit der ECM-Software REWOO Scope arbeiten können. Wir modellieren ein Auftragsmanagement mit Firmen­struktur, Auftragsvorlage, Auftragsstatus und Mitarbeiter­zuweisung. Das Video zeigt: ECM-Software ist vielseitig einsetzbar. Mit dem intuitiven Formular-Designer, der mächtigen Formelsprache und der eingebauten Dokumentenverwaltung kann man eine Vielzahl von individuellen Workflows definieren und automatisieren.

Sie können unsere ECM-Software auch unverbindlich und kostenlos testen. Innerhalb unserer Software stellen wir Ihnen unser Enterprise-Content-Management Schritt für Schritt vor. In dem Tutorial lernen Sie das Dokumentenmanagement, die Volltext-Suche und unsere flexible Formelsprache spielend kennen. Legen Sie selbst neue Aufträge an, verknüpfen Sie wichtige Unternehmensdaten und überprüfen Sie Ihre aktuelle Auftragslage. Überzeugen Sie sich selbst!