Das Document-Management-System (DMS) oder Dokumentenmanagement beschäftigt sich mit der elektronischen Verarbeitung und Verwaltung von verschiedenen Dokumenten und Dateien wie Rechnungen, Aufträge oder Bilder.
Die Hauptfunktionen eines DMS sind meistens auf das einzelne Dokument gerichtet und unterstützen und vereinfachen die notwendigen Arbeitsvorgänge rund um das Dokument oder der Datei. Typische Aufgaben eines Dokumentenmanagements sind somit das Einlesen von Papierdokumenten, Texterkennung, Indexierung, automatische Zuordnung und Verschlagwortung, Verwaltung, Versionierung, Drucken und die gesetzeskonforme Archivierung. Dabei können die originale Dokumente in verschiedenen Formaten vorliegen, die durch das DMS in ein einheitlich lesbares und archivierbares Format gebracht werden. Durch das Digitalisieren spricht man auch von der elektronischen Akte. Oft wird ein DMS durch eine Datenbank unterstützt, um einen schnellen Zugriff auf relevante Dokumente zu gewährleisten.
Dokumentenmanagementsysteme helfen Unternehmen, einzelne Dokumente, Dateien und Informationen besser zu verwalten, zu verarbeiten und wiederzufinden. Eine Erweiterung von DMS ist ein Enterprise-Content-Management (ECM). Im deutschsprachigen Raum werden beide Begriffe allerdings häufig synonym verwendet, auch wenn sie sich im Detail stark unterscheiden.
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