Lösung Projekt- & Taskverwaltung

Einleitung

Bei der Lösung Projekt- & Taskverwaltung handelt es sich um ein vollständiges REWOO Scope Modell, für welches keine weiteren Module erforderlich sind. Die Lösung erlaubt Ihnen eine vollständige Verwaltung Ihrer persönlichen Projekte, Aufgaben und Dokumente. Legen Sie ein Projekt an und überwachen die Projektlaufzeiten und Aufwände. Dokumente und Aufgaben können mit wenigen Klicks mit einem Projekt verbunden werden. So haben Sie alle relevanten Informationen schnell im Blick.

Diese Lösung ist ideal zur Selbstverwaltung und richtet sich primär an Anwender von REWOO Scope One, der kostenlosen Einzelplatzlösung der REWOO Software GmbH.

Die Lösung kann nach der Installation beliebig angepasst oder erweitert werden. Das Hinzufügen weiterer Module ist problemlos möglich.

Kontrollzentrum

Nach erfolgreichem Import finden Sie in Ihrer REWOO Scope Installation die Knoten Verwaltung, Projekte, Aufgaben und Dokumente.

Für die Nutzung der einzelnen Funktionalitäten steht Ihnen das Kontrollzentrum zur Verfügung. Dieses finden Sie unterhalb des Knotens Verwaltung. In Ihrem Kontrollzentrum finden Sie alle Informationen zentral gebündelt und haben die Möglichkeit, neue Projekte, Aufgaben oder Dokumente anzulegen.

Projekte

Ein Projekt gliedert sich in eine Übersicht und einzelne Projektphasen. Eine Projektphase besteht aus einer oder mehreren Aufgaben. Jede Aufgabe wiederum enthält Informationen über Start und Ende der Aufgabe sowie relevante Dokumente.

Neues Projekt anlegen

Mit einem Klick auf den Button neues Projekt anlegen legen Sie ein neues Projekt im System an. Hierfür können Sie einen Projektnamen, eine Beschreibung sowie einen Status hinterlegen. Informationen über die Laufzeiten und Aufwände werden automatisch aus den angelegten Projektphasen berechnet.

Sobald Sie ein Projekt angelegt haben, finden Sie das Projekt in Ihrem Kontrollzentrum unter geplante Projekte, aktive Projekte oder abgeschlossene Projekte, abhängig vom gesetzten Status.

Eine detaillierte Übersicht über alle angelegten Projekte erhalten Sie ebenfalls über den Button Projektübersicht anzeigen

Projektphasen und Aufgaben anlegen

Projektphasen dienen der Gliederung von Projekten und tragen damit zur besseren Übersicht bei. Für jedes Projekt können beliebig viele Projektphasen angelegt werden.

Das Anlegen einer Projektphase funktioniert analog zum Anlegen eines Projektes. Klicken Sie einfach auf den Button neue Projektphase anlegen auf dem Datenblatt des entsprechenden Projektes.

Um für eine Projektphase Daten über die Zeiträume und Aufwände zu erhalten, müssen Aufgaben angelegt werden. Dies kann entweder direkt vom Datenblatt der Projektphase über den Button Aufgabe anlegen oder von Ihrem Kontrollzentrum aus durchgeführt werden. Ebenso ist es möglich, eine bereits bestehende Aufgabe mit einer Projektphase zu verbinden. Hierfür steht Ihnen der Button Aufgabe verbinden auf dem Datenblatt der Projektphase zur Verfügung.

Beim Anlegen einer Aufgabe haben Sie die Möglichkeit, geplante und tatsächliche Termine und Aufwände zu erfassen. Diese werden dann auf dem Datenblatt der Projektphase zusammengerechnet, so dass sich eine Timeline mit den dazugehörigen Aufwänden für die Phase ergibt.

Dokumente verwalten

Über das Kontrollzentrum haben Sie die Möglichkeit, Dokumente in Ihrer REWOO Scope Welt abzulegen. Hierfür klicken Sie einfach auf den Button neues Dokument anlegen. Nun haben Sie die Möglichkeit das Dokument bzw. die Dokumente hochzuladen und zusätzliche Metainformationen zu hinterlegen. Darüber hinaus können Sie über den Button Aufgabe verbinden direkt eine Verknüpfung zu einer bereits bestehenden Aufgabe im System herstellen.

Eine Übersicht über alle im System hinterlegten Dokumente finden Sie über die Tabelle Dokumentenübersicht. Diese können Sie entweder über die Menüleiste aufrufen oder über den Button Dokumentenübersicht anzeigen in Ihrem Kontrollzentrum.

Aufgaben verwalten

Aufgaben können ebenfalls direkt aus dem Kontrollzentrum heraus erstellt werden. Innerhalb einer Aufgabe können bereits bestehende Dokumente verbunden werden, so dass diese direkt verfügbar sind. So sind alle wichtigen Informationen, die zu einer Aufgabe gehören, direkt zugänglich.

Dokumente, die nur für eine bestimmte Aufgabe benötigt werden, können auch direkt auf dem Datenblatt einer Aufgabe hinterlegt werden. Hierfür steht Ihnen das Feld neue Dokumente zur Verfügung. Dokumente, die über diesen Weg im System hinterlegt werden, erscheinen jedoch nicht in der Auflistung der Tabelle Dokumentenübersicht.

Gantt-Darstellung

Um eine bessere Planung für Ihre Aufgaben und Projekte zu ermöglichen, stehen Ihnen in dieser Lösung zwei Gantt-Ansichten zur Verfügung:

• Aufgabenübersicht
• Projektübersicht

In den jeweiligen Darstellungen erhalten Sie einen schnellen zeitlichen Überblick, über die entsprechenden Aufgaben und Projekte sowie deren dazugehörigen Projektphasen.

Kanban-Darstellung

Für Ihre Aufgaben gibt es neber der Gantt-Darstellung noch eine zusätzliche Ansicht: die Kanban-Ansicht. In dieser Darstellung werden Ihre Aufgaben in Form von kleinen Karteikarten dargestellt. Die dargestellten Spalten beinhalten die Auswahlmöglichkeiten des Feldes Status, d.h. "geplant", "in Bearbeitung" und "abgeschlossen".

Die Kanban Darstellung erreichen Sie über den entsprechenden Eintrag in der Menüleiste. Einzelne Karteikarten können mit der Maus von einer in eine andere Spalte verschoben werden. So können Sie den Status einer Aufgabe schnell verändern, ohne das Datenblatt direkt editieren zu müssen.