Output-Management

Es stehen unterschiedliche Möglichkeiten bereit, um Daten aus REWOO Scope zu exportieren bzw. auszulesen:

• PDF-Export von Datenblättern
• Export von Datenblattwerten in ein Word-Dokument
• Export einer Tabellenansicht in ein Excel-Dokument
• Serien- bzw. Etikettendruck mithilfe einer Tabellenansicht
• E-Mail-Versand von automatisch mit Werten befüllten Vorlagen
• Herunterladen von Dateien und Dokumenten
• Drucken von Dokumenten und Bildern
• Automatischer E-Mailversand bei bestimmten Ereignissen per EMAIL-Formel
• Zugriff auf Daten mittels HTTP REST API

PDF-Export

Der Export als PDF erzeugt eine PDF-Datei, die ein komplettes Datenblatt in der gleichen Anordnung wie auf dem Bildschirm enthält. Damit ist es möglich, Rechnungen, Verträge oder Aufträge auszudrucken, um sie anschließend abheften zu können. Der PDF-Export ist über das Datenblatt-Menü erreichbar.

Word-Export

Im Gegensatz zum PDF-Export erlaubt es der Export in ein Word-Dokument, Dokumentvorlagen zu verwenden, die dann von REWOO Scope mit den aktuellen Daten befüllt werden. Der Vorteil hierbei ist, dass man die Word-Datei komplett selbst gestalten kann und dass die benötigten Informationen des Datenblatts frei platziert werden können. So lassen sich beispielsweise eigene Briefe erstellen, die automatisch mit den aktuellen Daten aus REWOO Scope befüllt werden.

Platzhalter

Um innerhalb der Word-Datei auf Felder vom Datenblatt zuzugreifen, verwendet man in Word die Option "Schnellbausteine" und legt hier Felder vom Typ MergeField an. Diese Schnellbausteine können im Text oder auch in der Kopf- oder Fußzeile eingefügt werden. Dabei sind Felder mit folgenden Typen erlaubt:

• Boolean
• Choice
• Date
• Email
• ExternalLinks
• Number
• RichText
• Signature
• String

Einfügen eines neuen Schnellbausteins "Feld"

Festlegung Feldtyp MergeField und Angabe des Feldnamens in REWOO Scope

Bilder

Um einen Platzhalter für Bilder aus Datenblattfeldern vom Typ Image zu definieren, benötigt man eine Tabelle mit einer Spalte und einer Zeile. Die Größe dieser einen Zelle bestimmt die maximale Größe des zu platzierenden Bildes. In diese Zelle schreibt man als Platzhalter den Text ${Feldname}, wobei Feldname durch den entsprechenden Namen des Datenblattfelds ersetzt wird. Diese Tabelle kann im normalen Seitenlayout oder auch in der Kopf- oder Fußzeile platziert werden.

Einfügen einer 1x1-Felder großen Tabelle

Erstellen eines Platzhalters, der auf ein gleichnamiges Feld in REWOO Scope verweist

Anpassen der Tabelle, um Größe und Ausrichtung des einzufügenden Bildes festzulegen

Tabellen

Die Werte einer Tabelle können in eine Word-Tabelle übertragen werden. Jede Zeile mit einem Platzhalter wird als Vorlage genommen und mit den Werten vom Datenblatt befüllt. Die Word-Tabelle kann zusätzlich beliebig viele Zeilen mit festem Inhalt enthalten.

Die Platzhalter entsprechen den Platzhaltern für Bilder: Mit ${Spaltenname} referenziert man eine Spalte mit entsprechendem Namen in der Tabelle auf dem Datenblatt. Die Anzahl der Spalten der beiden Tabellen muss nicht übereinstimmen, es müssen auch nicht alle Spalten vom Datenblatt referenziert werden.

Die Menge an Zeilen kann nach dem Platzhalter eingeschränkt werden: Mit ${Spaltenname}[n:m] werden die Zeilen n bis m-1 exportiert. Der Zeilenindex fängt bei 0 an.

Einfügen einer Tabelle mit Platzhaltern

Export der Tabellenwerte

Links das Datenblatt, rechts die erzeugte Word-Datei

Verwendung der Vorlage

Die fertige Vorlage muss nun in REWOO Scope hochgeladen werden. Hierfür wechselt man in die Designer-Ansicht und wählt den passenden Typ aus, bei dem die Vorlage hinterlegt werden soll.

Typ-Einstellungen aufrufen

Dokument hinterlegen

Sobald die Änderungen gespeichert wurden, steht dem Anwender im Menü des Datenblattes der Export als Word-Dokument zur Verfügung.

Export als Word-Dokument

Excel-Export von Tabellenansichten

Die Daten einer Tabellenansicht können vom Anwender als Excel-Datei exportiert werden. Hierfür sind keine weiteren Einstellungen notwendig. Über das Menü links über der Tabelle werden die momentan sichtbaren Daten in eine neue Excel-Datei geschrieben. Eingestellte Filter und der gewählte Zeitpunkt werden beachtet.

Gruppierung

Für eine bessere Übersicht, kann in der Konfiguration der Tabellenansicht eine Gruppierung nach Spalten aktiviert werden, sodass die Daten in der ausgegebenen Excel-Datei nach den Werten dieser Spalten gruppiert werden. Hierbei wird auch die Fußzeile mit den eingestellten Aggregationen - Summe, Maximum, Minimum, Durchschnitt, Anzahl - bei jeder Gruppe eingefügt. So bekommt man Zwischenergebnisse für jede Gruppe.

Die Konfiguration der Gruppierungen erfolgt im Designer bei der Konfiguration der Tabellenansicht.

1. Aktivierung der Gruppierung für den Excel Export

Sobald die Gruppierung aktiviert ist, werden in der Tabelle mit den Spalten Auswahlboxen angezeigt, um die Spalten für die Gruppierung auszuwählen. Die Gruppierung ist mit Spalten vom Typ String, Number, Date und Boolean verfügbar.

2. Auswahl der Spalten

Verwendung einer Excel-Vorlage

Statt eines relativ generischen Exports können auch benutzerdefinierte Excel-Dateien hinterlegt und als Vorlage für den Export verwendet werden. Das bietet die folgenden Vorteile:

• Volle Kontrolle über Gestaltung und Aufbau des generierten Excel-Exports
• Export von Feldern, die nicht in der Tabellenansicht als Spalten verwendet werden
• Exportierte Werte können über Excel-Formeln weiter ausgewertet und verarbeitet werden
• Verwendung benutzerdefinierter Zellenformate, die sich vom im Scope verwendeten Format unterscheiden

1. Excel-Vorlage erstellen

Im Grunde genommen kann die Vorlage frei gestaltet werden. Es können also sowohl feste Textblöcke als auch sämtliche Excel-Formeln innerhalb des Dokuments verwendet werden. Für den Export der Daten werden innerhalb dieser Vorlage bestimmte Platzhalter verwendet, die beim Export mit den jeweiligen Daten ersetzt werden. Darüber hinaus müssen die Bereiche angegeben werden, in denen die Platzhalter zu finden sind.

Eine Beispielvorlage sieht in etwa so aus:

2. Vorlagenbereich deklarieren

Vorlagenbereiche werden in Kommentaren hinterlegt. Diese Kommentare sind im letztendlichen Export nicht mehr vorhanden.

Zunächst muss eine Area angelegt werden, die festlegt, in welchem Bereich sich Felder befinden, die für den Export übernommen werden sollen (inklusive Platzhalter). Dazu erstellen Sie für die Zelle A1 einen Kommentar mit folgendem Inhalt:

jx:area(lastCell="D7")

Damit wird von A1 bis D7 ein Bereich aufgespannt. Der Wert für lastCell muss dabei an die jeweiligen Bedürfnisse Ihrer Excel-Vorlage angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass die Area alle Zellen und Platzhalter beinhalten muss, ansonsten werden sie nicht in der Export-Datei erscheinen.

3. Zeilenbereich festlegen

Anschließend muss ein Zeilenbereich festgelegt werden, der als Vorlage für das Auslesen der Daten gilt und in dem sich die Platzhalter für die einzelnen Spaltenwerte befinden. Dazu erstellen Sie für die Zelle der ersten Spalte dieser Zeile einen Kommentar mit folgendem Code:

jx:each(items="rows" var="row" lastCell="D7")

Dieser Kommentar konfiguriert die aktuelle Zeile (hier Zeile 7) von der ersten Spalte bis zu Spalte D als Exportspalte. Beim Export wird diese Zeile als Vorlage für die Befüllung mit Daten für jedes einzelne Datenblatt verwendet und kopiert. Pro zu exportierendem Datenblatt wird eine neue Zeile darunter angelegt.

Passen Sie den Wert lastCell an Ihre eigenen Bedürfnisse an. Beachten Sie allerdings, dass die dort angegebene Zelle nicht außerhalb der zuletzt definierten Area liegt.

4. Platzhalter setzen

Im Gegensatz zu den Bereichen werden die Platzhalter selbst nicht in einen Kommentar, sondern direkt in die jeweilige Zelle geschrieben. Diese Platzhalter müssen sich innerhalb eines Zeilenbereichs befinden (im Beispiel Zeile 7) und im folgenden Format stehen:

${scope:getValue(row, "Feldname")}

Zu ersetzen ist lediglich der Feldname (innerhalb der Anführungszeichen) mit dem jeweiligen Namen des Feldes bzw. der Spalte mit dessen Daten die Zelle (und folgende Zeilen) befüllt werden soll. Dieses Feld muss auf dem Datenblatttyp vorhanden sein, aber nicht zwangsweise in der Tabellenansicht als Spalte verwendet werden, um hier exportiert zu werden.

Bitte beachten Sie: die Spaltenüberschriften (im Beispiel in Zeile 6) sind lediglich normaler Text innerhalb der Vorlage. Für den eigentlichen Export sind sie ohne Relevanz und könnten sowohl entfernt als auch zu einem beliebigen anderen Text abgeändert werden.

=SUMME(B7)

5. Excel-Vorlage hinterlegen

Die Vorlage im xls-Format muss anschließend in dem Datenblatttyp hinterlegt werden. Dazu wechseln Sie in den Designer, wählen den Datenblatttyp der dazugehörigen Tabellenansicht aus, für die die Vorlage gehört, und wechseln dort in die Typ-Einstellungen.

Dort hinterlegen Sie die Excel-Vorlage unter "Vorlagen für mehrere Datenblätter".

6. Export mithilfe einer Excel-Vorlage

Um eine Tabellenansicht mithilfe einer Vorlage zu exportieren, rufen Sie die Tabellenansicht auf, deren Daten Sie exportieren wollen. Im Menü der Tabellenansicht finden Sie anschließend einen Menüpunkt zum Exportieren.

Probleme beheben

Werte sind nicht im richtigen Format
Anders als im Excel-Export ohne Vorlage legt REWOO Scope bei einer Vorlage die Zellenformate nicht selbst fest, sondern übernimmt das jeweilige Format, das in der Vorlage angegeben ist. Passen Sie in der Vorlage bei den Platzhaltern das Zellenformat so an, wie es in der exportierten Datei erscheinen soll.

Felder fehlen im Export
Stellen Sie sicher, dass die unter Punkt 2 definierte Area alle Felder beinhaltet, die in der exportierten Datei auch vorkommen sollen.

Eine Spalte ist nur mit "Unsupported" gefüllt
Sie haben einen Feldtyp referenziert, der nicht für den Excel-Export unterstützt wird. Aktuell unterstützt werden nur: Boolean, Choice, Date, Email, ExternalLinks, Number, RichText und String.

Seriendruck über die Tabellenansicht

Die Tabellenansicht kann auch für einen Seriendruck benutzt werden. Hierfür muss als Vorlage eine Word-Datei mit MergeFields erstellt werden. Wie das funktioniert, wird im Abschnitt Word-Export beschrieben. In der Vorlage wird das Layout für einen Datensatz angelegt. Beim Exportieren werden dann für jeden Datensatz alle Seiten der Vorlage befüllt und in das Ergebnis-Dokument eingefügt.

Das fertige Dokument muss nun in REWOO Scope bei dem entsprechenden Typ gespeichert werden. Hierfür wechselt man in den Designer, wählt den Typ aus, bei dem die Vorlage hinterlegt werden soll, und öffnet über das Menü die Typkonfiguration.

Typ-Einstellungen aufrufen

Datei hinterlegen

Sobald die Änderungen gespeichert wurden, steht dem Anwender im Menü der Tabellenansicht der Seriendruck zur Verfügung.

Seriendruck in das Word-Dokument

Etiketten

Wenn in der Vorlage das Layout für mehrere Datensätze festgelegt werden soll, weil z. B. mehrere Etiketten pro Seite bedruckt werden sollen, müssen die MergeFields mit einem Zähler versehen werden. So müssen die Bezeichner der MergeFields auf dem ersten Etikett mit _1 ergänzt werden, auf dem zweiten Etikett mit _2 usw. Platzhalter für Bilder werden beim Etikettendruck ignoriert.

E-Mail-Vorlagen

Für jeden Typ kann eine eigene E-Mail-Konfiguration mit Vorlagen, Adressbuch und Archivierung erstellt werden. Diese Konfiguration erstellt man mit einer Maske, die im Menü des Designers unter dem Punkt 'E-Mail' zu finden ist.

Für das Adressbuch benötigt man eine Tabellenansicht, die eine Spalte vom Typ 'Email' enthält. Diese trägt man in die Option Kontakte ein. Falls die Archivierung der verschickten E-Mails gewünscht ist, legt man ein Feld vom Typ 'EmailFiles' an, aktiviert das Speichern und trägt dieses Feld in die Option E-Mail-Feld ein. Zudem können beliebig viele Vorlagen erstellt werden. In diesen Vorlagen können Felder dieses Typs referenziert werden, die beim Erstellen der E-Mail mit den aktuellen Werten befüllt werden. Der Platzhalter ist vom Format ${Feldname}.

Verwendung

Prinzipiell kann jeder Benutzer über den Menüpunkt "E-Mail schreiben" im Datenblattmenü eines jeden Elements eine Nachricht verfassen und verschicken. Existiert keine E-Mail-Konfiguration für den entsprechenden Typ, so müssen alle Empfänger-Adressen manuell eingegeben sowie der vollständige E-Mail-Text selbst verfasst und (über die vom RichText-Feld bekannten Schaltflächen) formatiert werden. Steht hingegen eine E-Mail-Konfiguration bereit, so hat der Benutzer die Möglichkeit, aus den bestehenden Vorlagen auszuwählen, sowie die gewünschten Empfänger aus dem Adressbuch zu selektieren. Der folgende Screenshot zeigt einen geöffneten E-Mail-Dialog, der nach dem Klick auf den rot umrandeten Button um die Auswahl an Vorlagen links erweitert wurde.

Der nächste Screenshot zeigt hingegen das geöffnete Adressbuch nach dem Klick auf den Button ganz rechts. Über den Filter links oben kann gezielt nach einzelnen Adressen gesucht werden. Zudem besteht die Möglichkeit, mehrere Adressen über  Strg + Linksklick auszuwählen. Anschließend können im Empfänger-Feld noch weitere Adressen komma-separiert manuell eingegeben werden.

Herunterladen von Dokumenten

In REWOO Scope hinterlegte/gespeicherte Dateien und Dokumente können jederzeit heruntergeladen werden. Das gilt nicht nur für die aktuelle, sondern auch für alle Vorgängerversionen eines Dokuments. Die Download-Funktion ist über ein kleines Icon verfügbar, was sichtbar wird, wenn man den Mauszeiger auf dem Datenblatt über einen Dateinamen bewegt, oder direkt in der Dokumentenvorschau.

Es können auch mehrere Dokumente auf einmal als Zip-Archiv heruntergeladen werden. Dazu wechseln Sie in die Dokumentenvorschau und wählen in der Dateiliste auf der rechten Seite mehrere Dateien bei gehaltener STRG-Taste (CMD bei MAC) an.

Ausdrucken von Dokumenten

In REWOO Scope hinterlegte Dokumente und Bilder können direkt ausgedruckt werden. Dazu öffnen Sie die Datei in der Vorschau und wählen dort die Drucken-Funktion in der oberen Werkzeugleiste.