REWOO Scope stellt Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Daten unterschiedlichen Typs zu importieren, um sie anschließend in REWOO Scope verwenden bzw. weiterverarbeiten zu können:
Damit Excel-Dateien erfolgreich importiert werden können, müssen sie sich an eine vordefinierte Struktur orientieren, die im Folgenden beschrieben wird.
In Spalte 1 stehen die Namen der anzulegenden bzw. zu bearbeitenden Datenblätter. Zeile 1 enthält die unterschiedlichen Feldnamen, die befüllt werden sollen. Durch die Struktur bleibt Zelle A1 damit leer. In die weiteren Zellen werden dann die jeweiligen Werte geschrieben, die das jeweilige Datenblatt im jeweiligen Feld haben soll. Unter Umständen ist es nötig, das Format der Zellen anzupassen, so dass es dem Format des zu befüllenden Datentyps passt.
Diese Funktion erlaubt es, Formulare mehrere Ebenen unter übergeordneten Elementen zu erstellen, ohne für jeden Struktur-Zweig einen eigenen Import-Vorgang zu starten. Der Ebenen-Abstand von der direkt unter dem übergeordneten Element liegenden Ebene zur Ebene der Vorlage muss dazu hier eingegeben werden (im Normalfall, also wenn die Vorlage auf der dem übergeordneten Element direkt untergeordneten Ebene liegt, ist der richtige Wert 0).
In der Excel-Datei muss die Tabelle so erweitert werden, dass vor der Spalte mit dem Elementnamen für jede Vorebene eine weitere Spalte angelegt und mit den bereits vorliegenden Elementnamen befüllt sind, unter denen die Element angelegt werden sollen.
In der Kopfzeile der Vorebenen kann eine Strategie angegeben werden, wie diese Ebenen gefunden oder angelegt werden. Ist nichts angegeben, geht das System davon aus, dass die Ebenen existieren. Zwei Strategien sind möglich: COPY(<Vorlage>) kopiert die angegebene Vorlage, um diese Vorebene zu erstellen, CREATE(<Typname>) legt ein neues Element vom angegebenen Typ an. Wird COPY verwendet, werden alle weiteren Ebenen mit der Strategie COPY in der Kopfzeile innerhalb der kopierten Vorlage gesucht und nicht zusätzlich angelegt.
Beispiel für die Verwendung von Zwischenebenen
Gehen wir davon aus, dass in unserer REWOO Scope-Welt ein Top-Level-Element mit dem Namen Kontakte angelegt ist, unter dem sich 2 Aspekte befinden mit den Namen Kunden und Partner. Wir wollen jetzt gleichzeitig sowohl Kunden als auch Partner importieren. Unser Excel-Beispiel würde unter dem Aspekt Kunden zwei Elemente anlegen (Kunde und Customer), und unter dem Aspekt Partner ein Element Klient. Anschließend werden diese Elemente mit den jeweiligen Werten in Name, Ansprechpartner, Telefon und Anschrift befüllt.
Im Datenimport-Dialog würde das Top-Level-Element Kontakte als übergeordnetes Element ausgewählt werden. Die Vorlage würde sich unter der Aspektebene befinden (dort, wo die einzelnen Kontaktdatenblätter angelegt werden sollen). Da die Vorlage nicht direkt unter Kontakte, sondern eine weitere Ebene darunter liegt, ist der richtige Wert für die Anzahl der Zwischenebenen 1. Der Datenimport-Dialog müsste also wie folgt befüllt werden:
Es ist auch möglich, Beziehungen zu den durch den Datenimport angelegten/aktualisierten Datenblättern zu ziehen. Dazu muss die Excel-Datei um eine (oder mehrere) zusätzliche Spalten erweitert werden. Die Konfiguration muss in die erste Zeile dieser Spalte geschrieben werden (siehe Syntax). Für das jeweilige Element der einzelne Zeile kann in dieser Spalte der Name für das zu verbindende Element angegeben werden.
Dabei sind folgende Dinge zu beachten:
Syntax (in die erste Zeile der Spalte zu schreiben)
CONNECT(ConnectionTypeName,DIRECTION[,RIGHT])
Beispiel für Import mit Beziehungen
Dieses Beispiel zeigt den Aufbau einer Excel-Datei, bei deren Import auch Beziehungen gezogen werden.
Der Import legt 5 neue Aufträge an und setzt für jeden Auftrag einen Wert für das Feld Auftragswert. Anschließend werden Beziehungen zu den Aufträgen angelegt, die den jeweiligen Sachbearbeitern Schreibrechte auf die neu angelegten Aufträge geben (Max Mustermann erhält Zugriff auf die Aufträge 1001, 1002 und 1003; Monika Musterfrau erhält Zugriff auf die Aufträge 1004 und 1005).
Auftragswert | CONNECT(sachbearbeiter,OUT,W) | |
Auftrag 1001 | 1.000 € | Max Mustermann |
Auftrag 1002 | 2.000 € | Max Mustermann |
Auftrag 1003 | 3.000 € | Max Mustermann |
Auftrag 1004 | 4.000 € | Monika Musterfrau |
Auftrag 1005 | 5.000 € | Monika Musterfrau |
Konfigurationen vergangener, erfolgreicher Importe bleiben automatisch gespeichert und können bei jedem folgenden Aufruf als Vorlagen über ein Dropdown ausgewählt und wiederverwendet werden. Dieses Dropdown erlaubt auch das Bearbeiten und Löschen einzelner Konfigurationen. Bitte beachten Sie, dass Änderungen an einer Importkonfiguration erst beim erneuten erfolgreichen Import gespeichert werden.
Name - Name der Konfiguration, der später im Dropdown-Feld gespeicherter Importkonfigurationen angezeigt werden soll. Der Name ist frei wählbar.
System-Id - Ein String, der zur eindeutigen Zuordnung vorliegender und zu importierender Elemente verwendet wird. Wurden bereits Elemente über einen Datenimport angelegt und sollen in einem späteren Datenimport aktualisiert werden, muss die System-Id in beiden Fällen dieselbe sein, ansonsten werden alle Elemente in der Excel-Datei in REWOO Scope neu angelegt, statt die bereits angelegten zu aktualisieren.
In einem zweiten Schritt muss das Element ausgewählt werden, unter dem die Datensätze in der Excel-Datei angelegt werden sollen. Ist kein übergeordnetes Element ausgewählt, werden Top-Level-Elemente erstellt.
"Erstellen" legt ein neues, leeres Element eines bestimmten Typs an und befüllt es mit den Daten aus der Excel-Datei und eventuell hinterlegten Standardwerten der Felder.
"Kopieren" erstellt neue Elemente aus einer Vorlage und befüllt diese dann mit den Daten aus der Excel-Datei, zusätzlich zu allen Werten und Formeln, die sich auf der Vorlage befinden. Darüber hinaus kann eine Kopierstrategie gewählt werden, so dass es möglich ist, nicht nur einzelne Elemente, sondern ganze Strukturen anzulegen.
Wird Erstellen gewählt, muss in einem nächsten Schritt der Datenblatt-Typ und das Layout ausgewählt werden. Werden Top-Level-Elemente erstellt (kein übergeordnetes Element ausgewählt), entfällt die Auswahl des Layouts. Ist ein Aspekt bzw. eine Aspektebene als übergeordnetes Element ausgewählt, entfällt die Typ-Auswahl.
Wird Kopieren gewählt, muss in einem nächsten Schritt die Vorlage ausgewählt werden, die zum Erstellen der Elemente verwendet werden soll.
Hiermit wird geregelt, ob ein einzelnes Datenblatt oder eine ganze Struktur kopiert werden soll. Die Strategien entsprechen den möglichen Strategien der COPY-Formel und werden in dessen Kapitel weiter erklärt.
Anzahl an Ebenen, die zwischen dem Elternelement und der Ebenen der Vorlage liegt. Liegt die Vorlage auf der Ebene genau unter dem Elternelement, ist der richtige Wert hier 0
.
Um größere Fehler zu vermeiden, wird vor dem Import eine Statistik über zu erwartende Änderungen angezeigt. Damit kann vorher überprüft und abgeschätzt werden, ob die Operation zum gewünschten Ergebnis führt. Der Import wird erst durch die Bestätigung dieser Statistik gestartet.
In REWOO Scope können Dateien jeglicher Art kontext-relevant hochgeladen, gespeichert, verwaltet und archiviert werden. Diese Funktion steht jedem Anwender-Typ zur Verfügung, so lange die notwendigen Rechte vergeben wurden. Unterschiedliche Datenfelder erlauben das Hinterlegen unterschiedlicher Dateitypen:
EmailFiles-Felder erlauben das kontextspezifische Ablegen von E-Mails. Über den Dateidialog oder noch einfacher per Drag'n'Drop können die relevanten E-Mails aus dem eigenen Postfach importiert und archiviert werden.
Achtung: bei Microsoft Outlook ist ein Plugin eines Drittherstellers notwendig, damit Drag'n'Drop funktioniert. Kontaktieren Sie uns, falls Sie hier technische Hilfestellung benötigen.